給食業界の受発注

学校給食の受発注はなぜ FAX のままなのか。卸 3 団体の要望と国の動き

公開: ／ 著者: 島村祐介

学校給食の物資の受発注が FAX と紙のままなのは、納入業者の怠慢ではありません。発注する側が自治体と学校で、見積書・納品書・請求書の様式が自治体ごとに違い、納入業者の側から取引のやり方を変えにくい構造があるためです。この記事では、業界団体が国に出した要望と公的資料から FAX が残る理由を整理し、納入業者が発注側を変えずに今日から始められる対策をまとめます。

給食の受発注は、いまも FAX と紙が中心です

2024 年 3 月 5 日、学校給食の物資を扱う卸 3 団体（日本給食品連合会・学校給食物資開発流通研究協会・全国給食事業協同組合連合会）は、国会議員と文部科学省・農林水産省・総務省の幹部と会合を開き、意見書を提出しました。食品産業新聞の報道によると、3 団体は「FAX で食材を発注し、紙資料でやりとりする」慣習が続いていること、自治体ごとに見積書・納品書・請求書などの様式が異なり取引が煩雑でコストが増えていることを挙げ、様式の統一と商取引のデジタル化を求めています。

業界団体が国に直接求めるほど、現場の負担は大きいということです。

FAX が残る 3 つの理由

1. 発注する側が自治体と学校で、様式がばらばら

学校給食の物資は、民間同士の取引とは違う調達の仕組みで動いています。文部科学省の「学校給食費徴収・管理に関するガイドライン」は、食材の調達を、都道府県の学校給食会等を通じて一括的に調達するもの（牛乳や米、パン等）と、学校や給食センター単位で調達するものに大別しています。同ガイドラインが挙げる地方公共団体の事例では、調味料や冷凍食材などの加工食材は教育委員会が入札を行い単価契約で調達し、価格の変動が大きい生鮮食材は各学校の栄養教諭などが選定・発注しています。納入業者から見ると、発注元は学校給食会・教育委員会・給食センター・各学校と複数にまたがり、書式も頻度もそれぞれ違います。

学校給食の物資の 3 つの調達経路。学校給食会からの一括調達、教育委員会の入札・単価契約、各学校・給食センターの学校単位の発注が、納入業者に別々の様式の注文書として届く
図 1: 学校給食の物資は 3 つの経路で発注され、納入業者には様式の違う注文書が届く

2. 納入業者から発注側のやり方を変えにくい

発注する側は公的機関で、取引先は多数の納入業者です。一社の納入業者が「Web 発注にしてほしい」と頼んでも、発注側が全納入業者の分の仕組みを変える理由にはなりません。民間の BtoB 取引で広がった Web 受発注が給食で進みにくいのは、この力関係によるところが大きいと考えています。

3. 受注側の処理が人手に頼っている

FAX で届いた注文書は、受注担当者が読み取り、基幹システムへ手入力します。学校ごとに献立が違い、数量も日ごとに変わるため、注文書 1 枚ごとの確認作業は減りません。Quick Link EDI が沖縄県内の納入業者と行った実証（2025 年 8 月〜2026 年 2 月）では、受注入力に月 42 時間かかっていた企業がありました。月初・月末に集中するため、担当者の残業や属人化の原因にもなります。

国と業界の動き

  • 卸 3 団体の要望（2024 年 3 月）: 様式の統一と商取引のデジタル化
  • 中小企業庁の「中小企業共通 EDI」: 受発注業務を電子化するための共通仕様を国が策定し、実証事業で業務効率の向上を確認しています。Quick Link EDI はこの中小企業共通 EDI の認証を取得しています

様式の統一は自治体側の取り組みが必要で、時間がかかります。一方、納入業者の受注処理のデジタル化は、発注側を変えずに自社だけで始められます。

納入業者が今日からできること: 発注側を変えずに、受注側から変える

FAX 受注のデジタル化は、一度に EDI へ移行する必要はありません。段階的に進める方が、取引先にも社内にも負担がかかりません。

  1. AI 受注: 届いた FAX 注文書をそのままアップロードし、AI-OCR で読み取って受注データにする。発注側は今までどおり FAX を送るだけ
  2. 商品マスタ整備: 読み取った品名を自社の商品コードに対応づけるルールを貯め、読み取り結果の確認を減らしていく
  3. 本格 EDI 化: 発注側がデジタル発注に対応できる段階で、中小企業共通 EDI の形式で受け取る

この順番なら、取引先に負担をかけずに、受注側の作業から減らしていけます。

段階的なデジタル化の 3 ステップ。STEP 1 の AI 受注と STEP 2 の商品マスタ整備では発注側は FAX のまま、STEP 3 の本格 EDI 化で対応できる取引先からデジタル発注に移る。受注側の作業は段階ごとに減る
図 2: 発注側を変えずに、受注側から段階的にデジタル化する

Quick Link EDI は、学校給食の受発注に特化したクラウド EDI サービスです。FAX 注文書を AI が自動で読み取り、商品マスタと照合して、基幹システム取込用の CSV を生成します。沖縄県内の納入業者と行った実証では、受注入力時間を 65%削減し、66 件中 55 件（83.3%）がデジタル化へ移行しました。従業員満足度は 4.0/5.0 でした。

受注企業は受注明細 300 件/月まで無料で使えます。発注企業は無料です。詳しくは製品概要・給食業界での活用・利用料金をご覧ください。

出典

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